UU PDP, yaitu Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, mengatur bagaimana data pribadi boleh dikumpulkan dan digunakan di Indonesia. Bagi praktisi humas, aturan ini berdampak nyata pada isi siaran pers: menyebut nama karyawan, menampilkan foto pelanggan, atau membagikan data penerima manfaat tidak bisa dilakukan begitu saja tanpa dasar yang sah.
Artikel ini bersifat informasi umum dan bukan nasihat hukum. Untuk penerapan di perusahaan Anda, konsultasikan dengan penasihat hukum atau tim kepatuhan.
Apa yang Termasuk Data Pribadi
| Kategori | Contoh |
|---|---|
| Data pribadi umum | Nama lengkap, alamat, nomor telepon, email, foto wajah |
| Data pribadi spesifik | Data kesehatan, data biometrik, data anak, data keuangan pribadi |
Data spesifik mendapat perlindungan lebih ketat. Inilah alasan siaran pers rumah sakit tidak boleh menyebut kondisi pasien, dan mengapa rilis lembaga sosial perlu sangat berhati-hati saat menceritakan penerima manfaat.
Situasi yang Sering Terjadi dalam Press Release
- Menyebut nama dan foto karyawan. Status sebagai karyawan tidak otomatis berarti persetujuan untuk dipublikasikan.
- Menampilkan wajah peserta acara. Sebaiknya ada pemberitahuan dan pilihan bagi yang tidak ingin difoto.
- Menceritakan kisah pelanggan. Perlu persetujuan, dan sebaiknya tertulis.
- Menyebut penerima manfaat program sosial. Terutama bila menyangkut anak atau kondisi ekonomi.
- Membagikan data agregat. Umumnya lebih aman, sepanjang tidak bisa mengarah pada individu tertentu.
Prinsip Praktis untuk Tim Humas
- Minta persetujuan tertulis sebelum menyebut nama atau menampilkan wajah seseorang.
- Jelaskan tujuannya. Persetujuan sebaiknya menyebut untuk keperluan apa dan di kanal mana.
- Gunakan data seperlunya. Bila cerita tetap kuat tanpa nama lengkap, gunakan inisial atau nama samaran.
- Utamakan data agregat ketika ingin menunjukkan skala atau dampak.
- Simpan dokumentasi persetujuan secara rapi.
- Hormati pencabutan persetujuan, termasuk menurunkan materi bila diminta.
Perhatian Khusus untuk Data Anak
Materi yang menampilkan anak memerlukan kehati-hatian lebih dan persetujuan dari orang tua atau wali. Hindari menyebut nama sekolah bersamaan dengan nama lengkap dan wajah, karena kombinasi itu memudahkan identifikasi. Untuk program sosial, pertimbangkan menampilkan kegiatan tanpa menyorot wajah secara jelas.
Kontak Media dan Data Jurnalis
- Gunakan kontak kerja jurnalis yang memang dipublikasikan untuk keperluan liputan.
- Jangan membagikan atau memperjualbelikan media list ke pihak lain.
- Hormati permintaan untuk tidak lagi dihubungi.
- Hindari membeli basis data kontak yang sumber perolehannya tidak jelas.
Contoh Penulisan yang Lebih Aman
| Berisiko | Lebih Aman |
|---|---|
| “Ibu Siti (42), warga Desa X, penderita…” | “Salah satu penerima manfaat program di Desa X” |
| Foto wajah anak dengan nama dan sekolahnya | Foto kegiatan tanpa menyorot wajah, tanpa nama sekolah |
| “Pelanggan kami, Budi, membeli 3 unit…” | “Seorang pelanggan korporat di sektor logistik” |
| Daftar nama peserta pelatihan | “Diikuti 120 peserta dari 18 perusahaan” |
Ketika Terjadi Insiden Kebocoran Data
Bila perusahaan mengalami insiden yang melibatkan data pribadi, komunikasinya harus cepat, jelas, dan tidak mengaburkan risiko. Sampaikan jenis data yang terdampak, langkah yang sedang diambil, dan apa yang perlu dilakukan pengguna. Koordinasikan isi dan waktu pengumuman dengan tim hukum serta pihak berwenang terkait, karena terdapat kewajiban pemberitahuan yang perlu dipenuhi sesuai ketentuan yang berlaku.
FAQ
Apakah foto karyawan boleh dipakai di press release?
Sebaiknya dengan persetujuan yang jelas. Kebijakan internal dan perjanjian kerja bisa mengatur hal ini, jadi konfirmasikan dengan bagian SDM dan hukum.
Bagaimana dengan foto di acara publik?
Berikan pemberitahuan di lokasi bahwa acara didokumentasikan, sediakan area bebas dokumentasi bila memungkinkan, dan hormati mereka yang menolak difoto.
Apakah data agregat aman dipublikasikan?
Umumnya lebih aman, selama tidak memungkinkan identifikasi individu. Hati-hati bila jumlah sampelnya sangat kecil.
Apakah persetujuan harus tertulis?
Bentuk tertulis memberi bukti yang lebih kuat dan disarankan, terutama untuk kisah pelanggan dan materi yang menampilkan wajah.
Bagaimana jika seseorang meminta materinya diturunkan?
Tanggapi permintaan tersebut dan koordinasikan dengan tim hukum. Untuk materi yang sudah dimuat media, jalur penyelesaiannya berbeda dan perlu dibicarakan dengan redaksi.
Kesimpulan
UU PDP menuntut tim humas lebih berhati-hati dalam memilih apa yang ditulis dan ditampilkan. Minta persetujuan sebelum menyebut identitas seseorang, gunakan data seperlunya, utamakan bentuk agregat, dan berikan perhatian khusus pada data anak serta data kesehatan. Bila ragu, konsultasikan naskah dengan tim hukum sebelum diterbitkan.
Artikel terkait:
- Press Release Rumah Sakit dan Klinik: Contoh serta Rambu Etikanya
- UU Pers dan Kode Etik Jurnalistik: Yang Perlu Diketahui Humas
- Press Release untuk Acara Amal dan Donasi
Ingin Press Release Anda Benar-Benar Tayang di Media?
Menyusun naskah yang layak berita baru separuh pekerjaan. Separuh lainnya adalah memastikan rilis itu sampai ke redaksi yang tepat dan benar-benar dipublikasikan. Di sinilah jasa press release Akudigital bisa membantu.
- Penulisan naskah bergaya jurnalistik oleh tim yang terbiasa menulis untuk redaksi media.
- Pemilihan media yang relevan dengan industri dan target audiens Anda.
- Distribusi ke jaringan media online nasional, tanpa perlu menghubungi redaksi satu per satu.
- Laporan tautan berita yang tayang, sehingga hasilnya bisa Anda ukur.
Belum yakin momen bisnis Anda layak diberitakan? Ceritakan dulu rencananya, dan tim kami bantu mencarikan sudut beritanya.
Konsultasi Gratis via WhatsApp | Lihat layanan jasa press release Akudigital
