Media gathering merupakan istilah baru konferensi pers dalam dunia pers. Dan istilah ini kini sering kali dipakai oleh perusahaan – perusahaan dalam usaha menggabungkan pihak media.
Konferensi Pers atau Press Gathering merupakan suatu aktivitas mengundang wartawan untuk berbicara, dengan materi yang sudah disiapkan secara matang oleh Public relation, meskipun target pertemuan itu diinginkan bisa dimuat media massa dari wartawan yang di undang.
Manfaat melakukan Press Gathering di bagi menjadi 2 yaitu :
-
Bagi Public Relations
- Hubungan baik
- Menaikkan citra perusahaan
- Menumbuhkan kepercayan pers terhadap perusahaan
- Pemberitaan gratis
- Menjadi “kepanjangan” mata dan pikiran
-
Bagi Pers
- Refreshing
- Mendapatkan informasi yang lengkap
- Memahami agenda kerja perusahaan
- Hubungan baik
Tujuan Konferensi Press atau Press gathering antara lain :
- Menaikkan citra yang bisa mendukung pemasaran dan penjualan suatu produk/jasa seperti perkenalan produk baru, ekspansi ekspor, produksi, prestasi perusahaan dan lainnya.
- Menyebarkan info positif terhadap public mengenai perusahaan, seperti penandatangan kerjasama, ekspor perdana, pergantian direksi
- Membina relasi secara langsung dengan pers.
- Menetralisir atau menentang info yang tak benar atau negatif mengenai perusahaan, manajemen, karyawan, produk/jasa dan lainnya.
Sikap dan perilaku Public relation dalam menjumpai wartawan baik dalam konferensi pers ataupun kegiatan sehari – hari, sebaiknya :
- Bertingkah dan bersikap wajar dan ramah.
- Dalam melayaninya cukup komunikatif dan informatif.
- Tak ragu, curiga atau takut, biarpun ada situasi sulit di perusahaan yang dapat menjadi konsumsi pers.
- Selalu bersedia menerima dan menampung dulu apa yang wartawan inginkan dari Public relation.
- Menanyakan dengan baik identitas, media, dan maksud kedatangan wartawan tersebut, menjaga kata – kata, tak emosional.
- Menggunakan prinsip bahwa semua permasalahan bisa dicari pemecahannya atau jalan keluarnya, dengan sikap tenang.
Syarat – syarat yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan konferensi pers adalah :
1) Tujuan, harus ada alasan mengapa konferensi pers diadakan.
2) Tanggal pelaksanaan, memutuskan tanggal yang tepat
3) Tempat penyelenggaran, memilih tempat yang menarik agar peserta tertarik dan bersemangat menghadirinya.
4) Daftar tamu, mengidentifikasi siapa pihak – pihak yang di undang, mengecek dan mengecek ulang datang tidaknya undangan via telepon.
5) Undangan, undangan tak dialamatkan pada nama suatu instansi pers, namun langsung kepada wartawannya
6) Identitas tamu, bila dibutuhkan membuatkan petunjuk pengenal bagi undangan yang hadir.
7) Paket pers, menyediakan semua info yang akan disajikan dalam bentuk paket.
8) Katering/konsumsi, jenisnya jangan membikin para undangan repot untuk memakannya.
9) Kenang-kenangan, bila yang didiskusikan mengenai produk baru, maka para undangan diberikan sampelnya.
10) Pengelolaan acara, acara seharusnya dimulai tepat pada waktunya.
Baca Juga : Jasa Distribusi Berita ke Media Online
