Press release acara adalah siaran pers yang mengumumkan penyelenggaraan sebuah kegiatan, seperti seminar, konferensi, pameran, konser, atau peluncuran, kepada media dan calon peserta. Naskahnya harus menjawab lima hal di paragraf pertama: acara apa, siapa penyelenggara dan pembicaranya, kapan, di mana, dan mengapa acara ini relevan bagi pembaca. Rilis acara punya ciri khas: ada tenggat, sehingga waktu pengiriman sama pentingnya dengan isi naskah.
Mengapa Acara Perlu Press Release
- Meningkatkan kesadaran publik di luar daftar kontak penyelenggara.
- Menarik liputan media, baik sebelum maupun saat acara berlangsung.
- Mendorong pendaftaran dari peserta yang tepat.
- Menarik sponsor untuk penyelenggaraan berikutnya.
- Menjadi arsip digital yang memperkuat reputasi penyelenggara.
Tiga Jenis Rilis dalam Satu Acara
| Jenis | Waktu Kirim | Fokus Isi |
|---|---|---|
| Rilis pengumuman | 4–6 minggu sebelum acara | Tema, pembicara, cara mendaftar |
| Undangan liputan media | 5–7 hari sebelum acara | Waktu, lokasi, narasumber yang bisa diwawancara, akreditasi |
| Rilis pasca-acara | 1–2 hari setelah acara | Jumlah peserta, poin penting, kutipan, foto |
Banyak penyelenggara hanya mengirim rilis pertama. Padahal rilis pasca-acara sering lebih mudah dimuat, karena sudah ada peristiwa nyata untuk diberitakan.
8 Langkah Menulis Press Release Acara
1. Tentukan Tujuan dan Audiens
Apakah target utamanya menambah peserta, menarik liputan, atau membangun reputasi penyelenggara? Tujuan ini menentukan media mana yang dituju dan sudut mana yang ditonjolkan.
2. Buat Judul yang Informatif
Sebutkan nama acara, tema, kota, dan tanggal.
Contoh: “Konferensi Ekonomi Digital 2026 Digelar di Jakarta pada 12 Oktober, Hadirkan 20 Pembicara”
3. Letakkan 5W+1H di Paragraf Pertama
| Unsur | Isi untuk Rilis Acara |
|---|---|
| What | Nama dan jenis acara |
| Who | Penyelenggara, pembicara, target peserta |
| When | Tanggal dan jam |
| Where | Lokasi atau platform daring |
| Why | Alasan acara ini relevan sekarang |
| How | Cara mendaftar dan biayanya |
4. Tonjolkan Nilai Berita, Bukan Susunan Acara
Redaksi tidak tertarik pada jadwal per sesi. Mereka tertarik pada hal yang baru: data yang akan dirilis, pembicara yang jarang tampil, isu yang sedang hangat, atau skala acara yang tidak biasa.
5. Gunakan Bahasa yang Sederhana
Hindari istilah internal panitia dan singkatan yang tidak umum. Tulis nama acara lengkap pada penyebutan pertama, baru gunakan singkatannya.
6. Tambahkan Kutipan dan Data
Kutipan dari ketua panitia atau pembicara utama sebaiknya menjelaskan alasan acara ini digelar sekarang. Lengkapi dengan angka: jumlah peserta yang ditargetkan, jumlah pembicara, atau penyelenggaraan ke berapa.
7. Cantumkan Informasi Kontak dan Media Kit
Sertakan narahubung yang responsif, terutama menjelang hari H. Sediakan media kit berisi logo acara, foto pembicara, dan lembar fakta.
8. Distribusikan ke Kanal yang Tepat
- Media umum dan media niche sesuai tema acara.
- Media lokal di kota penyelenggaraan.
- Komunitas, asosiasi, dan kampus terkait.
- Kanal sendiri: website, media sosial, dan newsletter.
Contoh Press Release Acara
Konferensi Ekonomi Digital 2026 Digelar di Jakarta pada 12 Oktober, Hadirkan 20 Pembicara dari 6 Negara
Jakarta, 8 September 2026 – Asosiasi Ekonomi Digital Indonesia akan menggelar Konferensi Ekonomi Digital 2026 pada 12 Oktober 2026 di Jakarta. Acara ini menghadirkan 20 pembicara dari enam negara dan menargetkan 800 peserta dari kalangan pelaku usaha, akademisi, dan pembuat kebijakan.
Konferensi tahun ini mengangkat tema adopsi teknologi di usaha kecil, dan akan meluncurkan hasil survei terhadap 1.500 pelaku UMKM mengenai kesiapan digital mereka.
“Kami ingin diskusi tahun ini berangkat dari data, bukan asumsi. Itu sebabnya kami merilis survei ini di hari pertama,” ujar Laras Ningsih, Ketua Panitia.
Pendaftaran dibuka hingga 5 Oktober 2026 melalui situs resmi acara. Media yang ingin meliput dapat mendaftar akreditasi melalui kontak di bawah.
Kontak Media: Bimo | media@ekonomidigital.id | 0812-6060-7070
Nama dan data pada contoh di atas fiktif dan hanya ilustrasi.
Acara Daring dan Luring
Untuk acara daring, cantumkan platform, zona waktu, dan cara mengakses tautan. Untuk acara luring, sebutkan alamat lengkap, akses transportasi, dan ketentuan akreditasi media. Perbedaan pendekatannya dibahas di artikel press release untuk event online dan offline.
Untuk jenis acara tertentu, lihat juga contoh press release seminar atau workshop, press release konferensi bisnis, dan contoh press release event konser.
Kesalahan yang Sering Terjadi
- Rilis dikirim terlalu dekat dengan hari H, sehingga redaksi tidak sempat menjadwalkan liputan.
- Isinya berupa rundown acara tanpa sudut berita.
- Tidak menyebutkan cara dan tenggat pendaftaran.
- Tidak ada rilis pasca-acara, sehingga momentum liputan hilang.
- Narahubung tidak bisa dihubungi menjelang hari H.
FAQ
Kapan press release acara sebaiknya dikirim?
Rilis pengumuman 4–6 minggu sebelum acara, undangan liputan 5–7 hari sebelumnya, dan rilis pasca-acara 1–2 hari setelah acara selesai.
Berapa panjang ideal press release acara?
Sekitar 300–500 kata. Susunan acara lengkap sebaiknya diletakkan di lampiran atau media kit.
Apakah perlu rilis terpisah untuk mengundang media?
Perlu. Undangan liputan berisi informasi teknis seperti waktu kedatangan, akreditasi, dan narasumber yang tersedia untuk wawancara, yang tidak ada di rilis pengumuman.
Bagaimana jika acaranya rutin setiap tahun?
Cari pembeda tahun ini: tema baru, data yang dirilis, pembicara baru, atau skala yang berbeda. Tanpa pembeda, media cenderung mengabaikan rilis acara rutin.
Apakah acara berbayar boleh dirilis ke media?
Boleh, selama ditulis sebagai berita dan bukan iklan. Sebutkan biaya sebagai informasi, bukan sebagai ajakan membeli.
Kesimpulan
Press release acara yang efektif menempatkan 5W+1H di paragraf pertama, menonjolkan nilai berita alih-alih susunan acara, dan dikirim pada waktu yang memberi redaksi ruang untuk merencanakan liputan. Siapkan tiga rilis dalam satu siklus acara, yaitu pengumuman, undangan liputan, dan laporan pasca-acara, agar eksposurnya maksimal.
Artikel terkait:
- Press Release untuk Acara Amal dan Donasi
- Template Press Release yang Dapat Anda Gunakan
- Template Press Release Komunitas
Ingin Press Release Anda Benar-Benar Tayang di Media?
Menyusun naskah yang layak berita baru separuh pekerjaan. Separuh lainnya adalah memastikan rilis itu sampai ke redaksi yang tepat dan benar-benar dipublikasikan. Di sinilah jasa press release Akudigital bisa membantu.
- Penulisan naskah bergaya jurnalistik oleh tim yang terbiasa menulis untuk redaksi media.
- Pemilihan media yang relevan dengan industri dan target audiens Anda.
- Distribusi ke jaringan media online nasional, tanpa perlu menghubungi redaksi satu per satu.
- Laporan tautan berita yang tayang, sehingga hasilnya bisa Anda ukur.
Belum yakin momen bisnis Anda layak diberitakan? Ceritakan dulu rencananya, dan tim kami bantu mencarikan sudut beritanya.
Konsultasi Gratis via WhatsApp | Lihat layanan jasa press release Akudigital
