Peranan Media Relation serta Tujuannya

Apa itu Media Relation?

Media Relation merupakan salah satu kegiatan utama dalam bidang Hubungan Masyarakat (Humas/Public Relations) yang berfokus pada upaya membangun, memelihara, dan memperkuat hubungan baik dengan media massa. Melalui kegiatan ini, organisasi berusaha menciptakan komunikasi yang efektif dengan wartawan, redaktur, serta lembaga pers guna memastikan penyebaran informasi yang akurat, positif, dan sesuai dengan citra yang ingin dibangun oleh organisasi tersebut.

Menurut Philip Lesly (1991:7), media relation didefinisikan sebagai hubungan dengan media komunikasi untuk melakukan publisitas atau merespon kepentingan media terhadap kepentingan organisasi. Artinya, kegiatan ini bukan hanya sebatas menyebarkan informasi melalui media, tetapi juga mencakup proses menjalin komunikasi timbal balik antara organisasi dan pihak media. Tujuannya adalah agar media memahami pesan yang ingin disampaikan, sementara organisasi dapat mengelola citranya di ruang publik secara profesional.

Dalam praktiknya, media relation berperan sebagai jembatan antara organisasi dan publik melalui media massa. Kegiatan ini mencakup berbagai aktivitas seperti penyusunan dan distribusi siaran pers (press release), penyelenggaraan konferensi pers, media visit, hingga media monitoring. Semua kegiatan tersebut dilakukan agar organisasi mampu menjalin hubungan yang harmonis, transparan, dan saling menguntungkan dengan media.

Selain sebagai sarana komunikasi eksternal, media relation juga berfungsi sebagai alat strategis dalam membangun reputasi dan kredibilitas organisasi. Melalui kerja sama yang baik dengan media, perusahaan dapat memperoleh publisitas positif, memperkuat citra merek, serta membangun kepercayaan publik. Di sisi lain, hubungan yang kurang baik dengan media dapat menimbulkan kesalahpahaman dalam pemberitaan dan berpotensi merusak reputasi perusahaan.

Peranan Media Relation

Media Relation sebagai salah satu komponen penting dari Public Relation (Humas) tentu saja mengikuti langkah-langkah standar kerja Public Relation yang sistematis dan terukur. Karena fungsi utamanya adalah menjalin hubungan yang baik dengan media massa untuk membangun citra positif organisasi, maka pelaksanaan kegiatan media relation harus dirancang berdasarkan prinsip, tahapan, dan strategi yang menjadi bagian dari proses kerja humas secara profesional.

Berikut ini adalah tahapan atau standar cara kerja Public Relation yang juga diterapkan dalam kegiatan media relation:

1. Pengumpulan Fakta (Fact Finding)
   Tahapan pertama adalah melakukan pengumpulan data dan informasi yang akurat mengenai kondisi organisasi, opini publik, serta situasi yang sedang dihadapi. Dalam konteks media relation, hal ini mencakup analisis terhadap media yang relevan, pemetaan wartawan atau redaksi yang berpengaruh, serta identifikasi isu-isu yang sedang berkembang di masyarakat. Pengumpulan fakta menjadi dasar penting untuk menentukan strategi komunikasi yang efektif dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

2. Perencanaan dan Penyusunan Program (Planning and Programming)
   Setelah data terkumpul, langkah berikutnya adalah menyusun rencana strategis yang mencakup tujuan komunikasi, target audiens, pesan utama, dan media yang akan digunakan. Dalam tahap ini, humas merancang program media relation seperti konferensi pers, media gathering, media visit, atau penyebaran press release. Semua kegiatan tersebut dirancang berdasarkan isu dan tujuan organisasi agar pesan yang disampaikan bisa tepat sasaran dan memberikan dampak positif terhadap citra perusahaan.

3. Melakukan Rencana dengan Tindakan Komunikasi (Action and Communication)
   Pada tahap ini, seluruh rencana yang telah disusun mulai dilaksanakan melalui berbagai bentuk komunikasi langsung dengan media massa. Misalnya, melakukan pertemuan dengan wartawan, mengirimkan siaran pers, melakukan wawancara eksklusif, atau menyelenggarakan acara khusus untuk media. Kunci utama dalam tahap ini adalah menjaga konsistensi pesan dan membangun hubungan yang profesional dengan media agar publikasi yang dihasilkan sesuai dengan tujuan organisasi.

4. Merumuskan Permasalahan Menurut Hasil Penelitian atau Kajian (Problem Defining and Analyzing)
   Dalam proses Public Relation, humas harus mampu mengidentifikasi dan merumuskan permasalahan yang muncul dari hasil pemantauan media atau riset komunikasi. Misalnya, apabila terdapat isu negatif atau kesalahpahaman dalam pemberitaan, tim media relation perlu segera menganalisis akar permasalahannya dan menyiapkan langkah-langkah klarifikasi melalui media. Pendekatan berbasis data dan analisis inilah yang membantu organisasi mengambil keputusan komunikasi yang tepat.

5. Evaluasi Terhadap Seluruh Rangkaian Kegiatan (Evaluation)
   Tahap terakhir adalah melakukan evaluasi menyeluruh terhadap efektivitas program Public Relation dan kegiatan media relation. Evaluasi ini meliputi penilaian terhadap hasil pemberitaan, tingkat eksposur media, persepsi publik, serta sejauh mana pesan yang disampaikan berhasil membangun citra positif organisasi. Hasil evaluasi ini nantinya digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki strategi komunikasi di masa mendatang.

Melalui penerapan langkah-langkah tersebut, kegiatan media relation dapat berjalan secara sistematis, profesional, dan terarah, sehingga hubungan antara organisasi dengan media tetap harmonis dan saling menguntungkan.

Tujuan Media Relation

Apabila suatu perusahaan melaksanakan program media relation, pada biasanya ialah perusahaan yang sangat memerlukan dukungan media massa dalam pencapaian :

• Untuk mendapatkan tempat dalam pemberitaan media
• Untuk memdapatkan publisitas seluas mungkin mengenai aktivitas serta instansi
• Menciptakan relasi yg stabil dan berkelanjutan yg dilandasi oleh saling percaya.
• Untuk mendapatkan umpan balik dari masyarakat mengenai upaya dan aktivitas organisasi

Fungsi Media Relation :

• Memajukan citra perusahaan.
• Meningkatkan hubungan dari berbagai publik, seperti terhadap instansi pemerintahan, perusahaan-perusahaan, organisasi kemasyarakatan, maupun individu.
• Memajukan point of selling dari produk dan jasa.
• Menambahkan kepercayaan publik terhadap produk dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan.
• Menolong perusahaan keluar dari komunikasi krisis.

Aktivitas Media Relation

Aktivitas media relation pada umumnya dilaksanakan oleh departemen Public relation, bentuk aktivitasnya berupa:

1. Pengiriman siaran pers
2. Mengadakan konfrensi pers
3. Mengadakan perjalanan pers
4. Menjadi narasumber media
5. Mengadakan media gathering
6. Mengadakan wawancara khusus
7. Mengadakan special event

Kegiatan Penulisan dalam Media Relations

1. Penulisan Press Release
    adalah informasi tertulis yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau organisasi untuk dipublikasikan di media massa. Dengan pemuatan siaran pers, instansi mendapatkan publisitas sehubungan dengan event yang diselenggarakan atau berita yang diangkat.
2. Penulisan Artikel
    adalah mengirim seluruh bentuk tulisan di media massa, baik opini, esai, kolom dsb yang isinya sesuai dengan misi lembaga.
3. Penulisan Surat Pembaca
   adalah kegiatan untuk menginformasikan seluruh sesuatu via forum pembaca yang disediakan ruangnya oleh media cetak, baik informasi itu berasal dari inisiatif lembaga, maupun sebagai umpan balik (jawaban) bagi publik yang menulis seputar lembaga, aktivitas, atau misi lembaga  kita. Jawaban surat pembaca yang baik ditulis dengan kalimat-kalimat simpatik dan tak emosional.
4. Penulisan Feature
   adalah penulisan karangan khas/tuturan/berita kisah yang didapatkan dari hasil reportase sendiri atau interpretasi data yang telah tersedia. Publikasi kadang tak cukup cuman disajikan dalam bentuk pers rilis sehingga perlu ditulis lebih komplit dan rinci. Aktivitas dan misi lembaga dapat diceritakan dalam format berita kisah untuk menarik perhatian audiens media.
5. Penulisan Advertorial (pariwara)
   adalah penulisan iklan perihal lembaga atau aktivitasnya dalam bentuk seperti berita. Umumnya organisasi yang ingin advertorialnya dimuat membeli space (halaman/durasi) dengan sejumlah nominal tertentu.
6. Penulisan Annual Report
   adalah penulisan laporan tahunan perihal aktivitas lembaga yang penting dikenal oleh stakeholder lembaga. Pengiriman laporan tahunan ke media lebih ditujuakn sebagai upaya membangun kepercayaan, pertanggungjawaban, dan hubungan dengan media. Tidak ditujukan untuk dimuat. Bila ditujukan untuk pemuatan, dibutuhkan resume/ringkasan dalam bentuk press release.

Baca Juga : Jasa Distribusi Press Release ke Media Massa Online

Anda ingin brand atau acara Anda mendapat sorotan media yang besar?
Dengan jasa press release Akudigital,
Anda dapat memastikan bahwa berita tentang Anda akan mencapai ribuan mata dan telinga yang ingin mendengar.
Kami akan membantu Anda menyusun cerita yang menarik dan memastikan pesan Anda sampai ke tangan para jurnalis yang tepat.
Jadikan setiap momen berharga Anda menjadi headline yang menggetarkan dengan bantuan jasa press release Akudigital.
Klik link berikut untuk konsultasi gratis via whatsapp