Pengertian Press Briefing
Neni Yulianita mengatakan didalam bukunya ‘Dasar-dasar Public Relations’, bahwa: “Briefing (pengarahan) ialah membagikan penjelasan-penjelasan secara singkat atau pertemuan untuk membagikan pencerahan secara singkat”. Sedangkan penafsiran “Press Briefing termasuk bentuk jumpa pers resmi yang dilaksanakan secara periodik tertentu, pada awal atau akhir bulan atau tahunan oleh pihak Hubungan masyarakat atau pimpinan perusahaan, dan pejabat tinggi lembaga bersangkutan.
Press Briefing atau Jumpa Pers ialah suatu aktivitas hubungan pers, selain Press Release, Kunjungan Pers, Resepsi Pers, dan lain sebagainya. Kelebihan Press Briefing terletak pada aspek pembicaraan atau tanya jawab. Dengan adanya forum diskusi atau tanya jawab antara Juru Bicara dengan pers, memungkinkan pers makin kaya lagi dengan informasi yang diperoleh.
Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penyelenggaraan jumpa pers atau konferensi pers adalah sebagai berikut:
- Hargailah waktu wartawan. Jangan menunda waktu yang sudah dijadwalkan atau ditentukan untuk jumpa pers, sehingga terjadi ngaret-nya acara.
- Jangan mengundang wartawan secara mendadak karena umumnya wartawan telah mempunyai jadwal kerja yang padat. Kecuali ketika kita mengundangnya untuk kasus-kasus besar yang sangat mendesak.
- Datangkanlah orang yang mempunyai kredibilitas sehingga menambah mutu acara jumpa pers.
- Jangan “mengusir” wartawan yang datang tidak diundang sejauh dia benar-benar membutuhkan informasi untuk berita.
- Hindari pula acara jumpa pers pada hari libur.
- Jangan mengundurkan waktu cuman sebab ada wartawan yang belum datang karena dapat memunculkan kesan penganakemasan media tertentu.
- Wartawan paling suka acara jumpa pers pagi hari dan kurang menyukai jumpa pers sore atau malam hari, karena sore atau malam hari energi wartawan telah terkuras untuk bekerja dari pagi sampai sore hari.
- Hindari acara jumpa pers yang jaraknya amat jauh. Selenggarakanlah di lokasi yang strategis dan mudah dijangkau dari seluruh penjuru kota.
- Bila ingin suasana yang santai, jumpa pers dapat pula di rumah makan atau tempat rileks lainnya sambil makan siang.
- Sediakan bahan-bahan atau data tertulis sebagai pelengkap tulisan atau berita yang akan ditulis wartawan. Apakah itu proposal, brosur, rilis, dan lain-lain.
- Masukkan bahan-bahan tadi dalam map atau amplop besar.
- Hindarilah jumpa pers satu arah. Berilah peluang wartawan untuk bertanya.
- Hindari respons “No Comment” dalam perbincangan, karena jawaban ini mengesankan pembetulan dari pernyataan wartawan.
- Jangan heran seandainya dalam peluang ini wartawan akan bertanya pula seputar materi lain di luar materi yang dijumpaperskan.
- Khusus dalam Press Briefing karena dilaksanakan secara regular dalam aktivitas besar, maka diperhatikan hal-hal berikut:
- Konfirmasikan dulu, apakah narasumber yang akan ditampilkan itu bersedia muncul dalam pertemuan dengan wartawan.
- Sediakanlah press room yang memadai yang dilengkapi dengan bermacam sarana komunikasi.
- Susunlah jadwal yang pasti. Siapa yang bakal tampil sebagai narasumber. Siapkan data akurat lainnya
- Siapkan bahan-bahan tertulis dalam press room yang disediakan.
- Buatlah jurnal harian yang akurat dan lengkap.
Press Briefing ialah aktivitas rutin (setiap satu minggu sekali) yang diselenggarakan Departemen Luar Negeri guna menjalin hubungan baik, harmonis, dan dinamis dengan pers. Dengan kata lain untuk memperkokoh kemitraan antara diplomat dan media massa. Press Briefing ini dilaksanakan pula untuk perbaikan pelayanan informasi dari pihak Departemen Luar Negeri kepada media massa.
Maka, dalam melakukan dan untuk menjaga, juga meningkatkan keefektifan kegiatan Press Briefing Departemen Luar Negeri, haruslah diperhatikan hal-hal penting di atas tersebut. Hal sekecil apa pun harus diperhatikan, guna menjaga hubungan baik dengan pers. Contohnya, walaupun Press Briefing Departemen Luar Negeri merupakan kegiatan rutin tiap minggu dengan waktu dan lokasi yang sama, yang biasanya diselenggarakan pada hari Jum’at, pihak Departemen Luar Negeri sebaiknya tetap memberikan atau menyebarkan undangan Press Briefing kepada pihak media massa guna memastikan adanya kegiatan tersebut dengan waktu dan tempat yang telah ditetapkan.
Baca Juga : Cara agar bisa tampil dan diliput media berikut jasanya
